Mesmo para empreendedores de alto nível, é comum que aconteçam fases em que não se está tão produtivo e eficiente quanto se gostaria. Nesses momentos, conhecer estratégias e ferramentas que ajudem na gestão de tempo é fundamental para se conseguir fazer tudo o que precisa ser feito, sem atropelos ou correria.
Por isso, neste texto selecionamos nove dicas infalíveis de gestão de tempo para você se organizar, dar conta de todas as tarefas e, ainda, ter mais qualidade de vida. Acompanhe!
1. Defina suas prioridades
O que é realmente importante para você e para o sucesso da sua empresa? Responder um e-mail, terminar um relatório, fazer uma sessão de mentoria? Defina quais são suas prioridades e organize a sua rotina por ordem de importância das tarefas. Dessa forma, você garante que aquilo que é realmente inadiável seja feito no momento certo.
2. Identifique os ladrões do seu tempo
Redes sociais, TV, mensagens pelo celular, dentre outras coisas, trazem desatenção e causam pequenas interrupções ao longo do dia, o que impede que você faça uma boa gestão de tempo.
Para não cair nessa armadilha, identifique o que está roubando seu tempo e controle o uso ou elimine da sua rotina.
Desativar o wi-fi quando suas tarefas não dependerem de conectividade com a web, deixar seu celular distante da mesa de trabalho, determinar um horário do dia para responder mensagens… Práticas como essas tornam mais fácil resistir às distrações que consomem seu tempo e afetam sua produtividade.
3. Planeje o seu dia
Não importa se for logo ao acordar ou na noite anterior, é fundamental que você reserve meia hora diária para planejar o seu dia, listando todas as tarefas que você precisa realizar. Dessa maneira, você pode cumprir sua rotina com mais foco, sabendo muito bem o que precisa ser feito.
4. Defina prazos
Definir prazo é um dos pilares da boa gestão de tempo. Por isso, sempre que perceber que está procrastinando a realização de uma determinada tarefa, estabeleça um prazo realista para acabá-la e foque 100% na sua execução.
Elimine distrações, faça no prazo estipulado e dê a você mesmo uma recompensa ao final. Pode ser um bom uísque, uma hora de TV, um banho relaxante… Usando essa tática, é mais atraente terminar tarefas chatas que você tem arrastado por dias.
5. Automatize tarefas
Automação é a melhor forma de não gastar tempo em tarefas simples, mas muitas vezes enfadonhas.
Por exemplo, se você responde a muitos e-mails por dia, crie um modelo que seja rapidamente editável. Usar softwares de gestão de tempo e tarefas também é uma maneira eficiente de economizar horas gastas em atividades que podem ser feitas automaticamente.
Outro detalhe: não há necessidade de fazer uma reunião ou trocar inúmeras mensagens se em uma simples ligação você consegue resolver um problema.
6. Delegue atividades
Não seja centralizador e não queira resolver tudo sozinho. Confie em seus sócios e colaboradores para delegar atividades. Assim, além de economizar tempo, você distribui responsabilidades e fortalece o trabalho em equipe.
7. Utilize o Princípio de Pareto
Também conhecido como regra 80/20, o princípio de Pareto, que foi formulado por um sociólogo italiano, estabelece que 80% do nosso sucesso vem de 20% das nossas atividades/esforços.
Eficiente ferramenta de gestão que pode ser usada na organização da vida pessoal e profissional, esse princípio ajuda a identificar quais são as atividades mais importantes da sua rotina de negócio e dedicar a ela mais tempo e atenção, garantindo que elas sejam executadas com mais aprimoramento.
8. Aprenda a dizer não
Nunca haverá tempo disponível se você resolver abraçar o mundo. Por isso, para gerenciar bem seu tempo é essencial aprender a dizer não sem culpa.
Pode ser que seja impossível atender uma ligação, responder imediatamente um e-mail ou participar de um novo projeto, e tudo bem. Seu tempo é precioso e deve ser gasto com o que realmente importa e caiba na sua agenda.
9. Faça pausas
Longos períodos de trabalho sem intervalos não fazem bem para o seu corpo e nem para sua mente. Para ter um bom rendimento no trabalho, procure fazer pausas de 5 ou 10 minutos a cada hora para “esticar as pernas” e se distrair um pouco.
Ande pelo escritório ou pela casa, faça um alongamento, beba água, escute uma música, dê uma olhada nas redes sociais… Com isso você estará pronto para as próximas tarefas.
Esperamos que nossas dicas de gestão de tempo ajudem a tornar seu dia a dia mais produtivo e melhorem sua qualidade de vida. Quer ver outros conteúdos como este? Acompanhe nossas publicações aqui, no blog da Galatéia.
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